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关于做好2020级本科生档案管理工作的通知

发布时间:2020-10-08阅读数:

    关于做好2020级本科生档案管理工作的通知

各书院:

    按照工作计划,为了把2020级本科生档案管理更加规范化,科学化,凡移交员工处档案室的有关材料,请各书院本着对员工负责的态度,认真做好此项工作,具体事项说明如下:

1、各书院根据实际情况指定专人负责新生档案收集整理移交等工作(要求至少要有一名辅导员及几名员工干部)。档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案的内容。

请填写附件1:《伟德BETVLCTOR2020级本科生档案管理人员情况统计表》,如档案管理人员与上次交回的有变动,请注明。

档案管理人员需帮助指导本书院各班,制作每位同学的档案标签,请将标签贴于档案袋面的最下方,以方便查阅。标签格式:专业班级  学号  姓名 (黑体,一号字)。

标签格式如下:

专业班级

2020000001

×××

2、要认真填写附件2:《伟德BETVLCTOR2020级本科生档案接收登记表》,辅导员老师签字并盖学院公章;登记表一式两份,学院留一份;交员工处档案室一份。

3、档案要求以班级为单位按学号从小到大排列好,高中、高考档案材料有无准确填写(有填“有”,无则填“无”),根据纸质档案材料填写,所有的材料都装入高考档案袋中。如个别没有高考纸质档案(高考档案是电子档)的请放在高中档案袋中,如高中没有袋子的请自行购置档案袋。

高中档案包括:高中毕业生登记表、发展报告等所有高中相关的材料。(团员档案校团委统一安排接收)

高考档案包括:高考报名登记表、高考体检表等高考相关的材料。

4、近几年在员工就业时单位普遍需要高中档案,要求所有员工上交高中档案

5、有个别省高考档案只有电子档案,如山东、江苏、广西、山西等,先交高中档案。教务处招生办公室今年会统一打印该部分员工高考档案,请收到后一并装袋,并在《档案接收登记表》按实际收取情况做好记录。

6、四川、贵州、安徽、新疆等省个别地区是邮寄档案,负责人在表备注栏填写“邮寄”,档案室会及时和教务处招生办公室联系,接收邮寄档案。

7、各班档案收回后均需拆封检查,请在辅导员老师的监督指导下完成该项工作,切不可私自拆封。如有团员档案包含在内的,需要拆封后取出。

8、各书院档案负责老师将本书院全部档案(附各班成绩登记表名单)、档案接收登记表纸质及电子版在规定时间内交回,电子版信息以书院打包发至3115949727@qq.com。

9、学院交新生档案时间安排如下:

10月8日-12日,收取及第一轮核查,负责人:各书院档案负责老师及各辅导员;

10月13日-14日,第二轮核查,无误后整体上交员工处。                             

 

伟德BETVLCTOR员工综合事务办公室

2020年10月8日

附件1:伟德BETVLCTOR2020级本科生档案管理人员情况统计表.xls

附件2:伟德BETVLCTOR学院2020级本科生档案接收登记表.doc